Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Prowadzenie zewnętrznej składnicy akt – świadczenie usługi w zakresie przyjmowania, przechowywania, udostępniania oraz ewidencjonowania dokumentacji powierzonej przez Zamawiającego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WARSZAWSKIE CENTRUM POMOCY RODZINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 014931762

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Lipińska 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-833

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wcpr.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - związek jednostek samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Prowadzenie zewnętrznej składnicy akt – świadczenie usługi w zakresie przyjmowania, przechowywania, udostępniania oraz ewidencjonowania dokumentacji powierzonej przez Zamawiającego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-95a6fa1b-dfa5-11ee-9fce-3adbe5eb3a3d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00239840

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-03-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00033956/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.11 Prowadzenie zewnętrznej składnicy akt - usługi w zakresie przechowywania dokumentacji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://wcpr.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja Zamawiającego w Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej, zgodnie z postanowieniami Rozdziału X SWZ, przy użyciu platformy zakupowej ,,e - zamawiający'' firmy Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. - Marketplanet , ul. Domaniewska 49, 02-672 Warszawa, zwanej dalej ,,Platformą'', dostępna pod adresem: https://wcpr.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały szczegółowo określone w Rozdziale X SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Lipińska 2, 01-833 Warszawa, tel. 22 5997120.
2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w WCPR za pomocą adresu [email protected].
3. Pani/Pana dane osobowe niezbędne do udziału w postępowaniu będą przetwarzane w celu związanym z realizacją niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, art. 6 ust. 1 lit. e oraz art. 10 RODO w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na Administratorze wynikającym z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r.– Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz działanie przez administratora w interesie publicznym.
4. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: organy administracji publicznej lub inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa lub wykonujące zadania w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w tym usługi z zakresu informatycznego oraz w ramach przesyłanej korespondencji.
5. Ze względu na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą będą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp; ograniczenie dostępu do danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności,
interesem publicznym lub informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekroczy 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas obowiązywania umowy, a następnie w celach archiwizacyjnych zgodnie z ustawą o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach.
7. W zakresie przewidzianym przepisami prawa przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo żądania dostępu do danych osobowych (Administrator może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego); sprostowania lub uzupełnienia danych (skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą
postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników); z ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo to nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie może zostać zrealizowane do czasu zakończenia tego postępowania).

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu: prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17ust. 3 lit. b, d lub e RODO; prawo do przenoszenia danych; prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 3/2024/ZP-TP/WCPR

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 300000 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług archiwizacyjnych w zakresie prowadzenia zewnętrznej składnicy akt - przyjmowania, przechowywania, udostępniania oraz ewidencjonowania dokumentacji powierzonej przez Zamawiającego - Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie
2. Wykonanie usługi przyjęcia, przechowywania, udostępniania i ewidencjonowania dokumentacji niearchiwalnej spraw bieżących Miejskiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Warszawie prowadzonej przez Zamawiającego - Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania zamówienia powtórzeniowego, na podstawie art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp, stanowiącego nie więcej niż 100% wartości zamówienia powtórzeniowego, na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, stanowiącego nie więcej niż 100% wartości zamówienia podstawowego i polegającego na powtórzeniu świadczenia usług archiwizacyjnych w zakresie prowadzenia zewnętrznej składnicy akt - przyjmowania, przechowywania, udostępniania oraz ewidencjonowania dokumentacji powierzonej przez Zamawiającego - Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie - odpowiadającej przedmiotowi zamówienia opisanemu dla zamówienia podstawowego.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z rozdziałem XVI SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aplikacja do zamawiania dokumentacji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zgodnie z art. 57 pkt 2 ustawy Pzp: spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Warunek: o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.), zwaną dalej „ustawa o archiwum”.
Zamawiający wskazuje, że zgodnie z treścią art. 51a ust. 1 ustawy o archiwum, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".
Na podstawie art. 51a ust. 3 ustawy o archiwum działalność, o której mowa w art. 51a ust. 1, może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
Warunek: o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 300 000 zł.

4) zdolności technicznej lub zawodowej;
Warunek: o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali lub wykonują: co najmniej 2 usługi (rozumiane jako oddzielne umowy) polegające na świadczeniu usługi archiwizacji dokumentacji odpowiadającej swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, każda o wartości co najmniej 250 000 zł brutto wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp w zakresie braku podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych w Rozdziale VI SWZ – załącznik nr 6 do SWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, oświadczenie składa każdy z Wykonawców oddzielnie.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych: potwierdzenie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (rejestr działalności regulowanej) - prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z tym zastrzeżeniem że będzie to Wykonawca, który będzie świadczył usługę ochrony osób i mienia;
2) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych :
dokument OC potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia (nie mniejszej niż 300 000 zł). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
3) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wykaz sporządzony wg załącznika nr 4 do SWZ;
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w niniejszym punkcie liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert. W wykazie jako usługi należy wskazać jedynie usługi potwierdzające spełnianie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 4 lit. a) SWZ. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz o którym mowa w niniejszym punkcie dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy;
Podstawa prawna: art. 274 ust. 1 ustawy Pzp.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wykonawca biorący udział w postępowaniu będzie zobowiązany złożyć wraz z ofertą oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022, poz. 835), następującej treści:
Oświadczam, że:
• nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podst. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r., o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835);
• nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.U.UE.L.2014.229.1)

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Określone szczegółowo w SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Mając na uwadze postanowienia art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy. Szczegółowy zakres zmian określono w załączniku nr 2 do SWZ stanowiącym Wzór umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-03-19 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami nalezy złożyć na Platformie dostepnej pod adresem : https://wcpr.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-03-19 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-04-17